ストレスチェックは常時50人以上の従業員がいる事業所で年に1回以上は実施することが義務づけられています。
しかし、毎年実施しているものの、その意義の重要性を十分に従業員へ伝えなければ結果への信憑性も薄れてしまうでしょう。本記事では、ストレスチェック実施前に従業員へ周知するための案内文の作成ポイントと重要性について解説します。
ストレスチェックの案内文作成における4大ポイント
ストレスチェックの案内文作成におけるポイントは以下の4点です。
② 実施期間と受検方法を記載する
③ 個人情報の取り扱いについて明記する
④ 分析結果の使用について具体的に記載する
以下では一つずつ見ていきます。
ストレスチェック実施の目的・意義を周知する
ストレスチェックの目的は「従業員のメンタルヘルス不調を未然に防止すること」です。
また、実施結果より従業員のストレス状況および組織の課題点を見つめ直し、職場環境改善に活用していくことが非常に重要だといえます。ストレスチェックが労働安全衛生法に基づいて義務づけられていること、自身や企業の健康にとって大切な制度であることもきちんと周知するようにしましょう。
実施期間と受検方法等を記載する
従業員がストレスチェック実施前に安心して受検できるように以下の点を具体的に記載するようにしましょう。
・ 実施期間（○○○○年○月○日～○○○○年○月○日）
・ 受検方法（WEB/マークシートなど）
・ 所要時間（約○分）
・ 実施場所（○階○○会議室など）
・ 受検している時間は業務とみなされるか否か
また、「他の業務との兼ね合いから受検する時間を割くことが難しい」「業務時間外に受検しなければならないのか」など不安の声も少なからずあるでしょう。
ストレスチェック実施について具体的な内容を明記することで受検に対するイメージが明確化され、結果的に不安軽減につながります。
個人情報の取り扱いについて明記する
ストレスチェックの回答や提供している個人情報の取り扱いについて不安に感じる人も多いのではないでしょうか。従業員の不安感を軽減させるためには、以下の点をおさえて具体的に記載することをおすすめします。
・ ストレスチェック結果によって人事評価に影響は与えない
・ ストレスチェック結果によって従業員の解雇、異動など不当な扱いを受けない
ストレスチェックで得た内容は最も機密であり、従業員にとっても他人へ知られたくない大切な情報です。
従業員が安心して受検できるように事前に個人情報の取り扱いを提示しておきましょう。
分析結果の使用について具体的に記載する
ストレスチェック結果を集団分析や分析レポート、報告書作成に活用する旨をあらかじめ案内文に明記しておくことが大切です。
結果は個人が特定されないよう完全に匿名化された状態で使用されることも併せて記載するようにしましょう。
また、事業場が少人数の場合は個人が特定される可能性が高いため、集団分析等を行う際は本人の同意を得たうえで行いましょう。
ストレスチェックより得た情報は個人のストレス状況を把握するのみならず組織全体のメンタルヘルス状況を把握する材料になります。
そのうえで企業と従業員の双方が活用先の意図を納得することで最も有益な情報となると言えます。
ストレスチェック受検率UPの攻略法
ストレスチェックの受検率が低いと組織としての課題点が不透明になってしまいがちです。組織のストレス状況を認識し、メンタルヘルスを未然に防いでいくために1人でも多く受検してもらうことが大切です。
そこで今回は今からでも簡単に始められる受検率をUPさせる攻略法をお伝えします。
① 従業員が気づきやすい周知方法にする
せっかくわかりやすい案内文を作成しても従業員が見てくれなくては台なしになってしまいます。
従業員が日頃から活用するメールやチャットで通知する、社内報に掲載するなど毎日目に留まる場所に掲示する方法で周知するよう工夫することが重要です。
② 実施時期に配慮する
「繁忙期でストレスチェックを受ける時間がない」、「忙しくてうっかり忘れてしまった」などの理由で受検しない従業員もいるでしょう。
繁忙期は避けて実施するよう実施事務従事者は実施時期を検討するようにしましょう。
また、繁忙期は従業員のストレスが溜まりやすく、閑散期はストレスが軽減される傾向にあり、経年でのストレス変化を見るためには毎年の実施時期も大幅に変更することはおススメしません。
③ 実施期間中のリマインドを徹底する
受検案内メールやマークシートを受け取ってもその場ですぐに回答する人は少なく、数日寝かせてしまうと気づいたときには受検期間が終了していた、ということもあるでしょう。
こうした受検漏れがないよう受検期間中や終了間際には繰り返しリマインドをしましょう。
④ 自社に合う受検方法を選択する
ストレスチェックは一般的にWEB受検と紙受検、WEBと紙併用受検の3パターンあります。
たとえば、日常的に業務でPCを使用する企業、テレワークでPCを使用している従業員が多い場合にはWEB受検、業務でPCをあまり使用しない従業員が多い場合には紙受検がおススメです。
自社の業務状況に応じて受検方法を選択しましょう。
⑤ 従業員向けの説明会を行う
実施事務従事者や管理職がストレスチェックの意義や目的を把握していても受検する側の従業員が正しく理解していなければ実施するにあたり双方の納得感が不十分だと言えます。
案内文を社内報やメールで周知するほかにも従業員向けにストレスチェック説明会を一斉に行うことも一つの手段です。
不明点があれば、従業員同士で確認がし合えるため理解を深めるためにも有効的な方法だと言えます。
まとめ
適切で理解しやすい案内文を作成することで、受検前に従業員の不安や不信感を軽減することができるため受検率向上につながると考えられます。
そして、従業員の立場に立って受検しやすい状況を作ったり、ストレスチェックの重要性への気づきを促進したりするなどの工夫をすることが非常に重要です。
ドクタートラストでは企業ごとに合わせて受検勧奨メール送付や未受検者リスト作成、集団分析の作成、高ストレス者の医師面談～外部相談窓口「アンリ」など幅広くサポートを行っています。
ストレスチェックの受検率が伸び悩んでいる企業様やストレスチェックのお悩みがある方はぜひ一度お問い合わせください。
